Reuniones eficaces, no hay nada como tener orden del día
Por norma general en una empresa, siempre que mencionas la palabra reunión, la gente desaparece. Es una fea palabra, que suele conllevar malas caras y refunfuñes. Creo que el error, es que no se hacen bien estas reuniones, y acabas perdiendo el tiempo, o como mínimo, se te queda esa sensación al terminarla.
Aquí recojemos algunas cosas que creemos se deben hacer antes, durante y después de la reunión. Y evidentemente, cosas que no deben hacerse y que por desgracia, se hacen muy a menudo.
Para empezar, me gusta enumerar errores, o cosas que no deben hacerse. Ni antes, ni durante, ni después!
- Hacer reunión si es suficiente email o teléfono
Este punto, si que es realmente importante, ya que muchas veces se peca de “reunionitis”, y es una enfermedad notablemente grave. Si puedes solucionar las cosas mediante algunas llamadas, emails, etcétera, no convoques reuniones. - Dormirse durante la reunión, o tener ataques de somnolencia agudos.
Ya sé que parece absurdo, pero si yo os contara… ;-) - No estar atento.
Obvio, pero más obviado de lo que se debería. - No informar del contenido de la reunión u orden del día con el tiempo suficiente.
Este error suele darse muy a menudo, y es realmente importante para no perder el tiempo luego, ¡o tener que organizar otra reunión! - No tomar nota de algún modo.
La mente es limitada, yo soy el primero que digo que tiene muy buena memoria, pero… las cosas no son así, lo que no se anota, acaba siendo olvidado. - Convocar de improviso.
Otra obviedad, que en muchas empresas se hace muy a menudo.
Veamos lo que si se debería hacer antes de la reunión
- Objetivo
¿Qué debes o debéis sacar en claro de la reunión? Debe tener un objetivo claro, algo que se quiera sacar de ella. - Detalles y duración
Plantéate lo grande que debe ser sl lugar, que sea a una hora coherente, que no parta a la gente, aprovecha entradas o salidas. Piensa también si ncesitas proyector, ordenadores, o similar y si tienes que imprimir o llevar algo de documentación. Fija un inicio y fija un fín de la reunión, junto con el orden del día. Esto evitará a todos estar pensando “¿a qué hora terminarán estos de dar el coñazo?”. - Informar
Acto seguido de tener claro el objetivo y los detalles, se debe valorar quien es imprescindible en la reunión, quien es totalmente prescindible y los grises (que son los que no son imprescindibles pero “estaría bien que se enteraran o aportaran algo”) Obviamente a los primeros se les convoca, a los segundos no, y con los terceros, o bien seleccionas tu o lo dejas en sus manos
En la reunión
- Ir fijando responsabilidades o acciones sobre cada punto
Los puntos de la reunión no son para decirlos y ya está, normalmente necesitan de una acción concreta, o varias al igual que un responsable, o varios. - Controla el tiempo.
La reunión debe moderarse, dar la palabra a la gente que debe hablar e ir mirando el orden del día para que no se pase nada. - No tomar decisiones en el transcurso de la reunión
Os aseguro que si hacéis caso, me agradeceréis esto eternamente.
Terminó la reunión… qué bien, ¿no?
Pues no, el trabajo al finalizar la reunión acaba de empezar… y hay muchas cosas que hacer al terminar la reunión
- Mide el grado de efectividad de la reunión
Vuelve a leer el orden del día. ¿Realmente se terminó todo? ¿Se aclaró todo? ¿Se anotó? ¿Qué reacciones y/o actitudes tuvieron los integrantes? - Haz un acta.
Otro punto que me agradeceréis… sin ninguna duda. Cuando haces un acta la envías a los integrantes y deben dar su conformidad. Acordáos de esto: silencio =” no inconformidad” ;-) - Asigna mediante emails o herramientas las tareas y/o acciones que se deben poner en marcha y haz un seguimiento a eso.
